Mehr Effizienz durch strukturierte Daten

Um Ihnen einen kurzen Einblick zu geben: Die Organisation verfügt derzeit über 40.000 Datensätze in ihrer Datenbank und erhält weiterhin wöchentlich 1.000 neue Anträge aus 174 Ländern, wobei jährlich mehr als 6.000 Datensätze genehmigt werden. Daher war das Unternehmen bestrebt, die Effizienz zu verbessern und seine Aktenverwaltung zu zentralisieren. Und so kam DEPT® ins Spiel.

Das Ziel war klar. Die Transformation der Prozesse zum Erstellen und Verwalten von Datensätzen mithilfe eines zentralisierten Tools, um die Reaktionszeiten den Kund:innen gegenüber zu beschleunigen, vorhersehbare Ergebnisse zu erzielen und die Genauigkeit und Wiederverwendung von Informationen zu verbessern. Aus diesem Grund empfahlen wir einen zentralen Content-Management-Hub, der über das Verwalten von Datensätzen hinausgeht. Ein System, das die Aufzeichnungsziele von Guinness World Records erfüllt und auch die Zugänglichkeit aller gespeicherten Informationen für seine digitalen Touchpoints ermöglicht.

Die Implementierung hatte mehrere Vorteile. Sie verbesserte die Workflow-Prozesse, indem sie eine zentrale Ansicht der Datensätze einschließlich der Workflow-Phase und des Engagement-Verlaufs ermöglichte.

Durch den Umstieg auf eine digitale Lösung reduzierte die Organisation ihren Papierberg und sorgte gleichzeitig für Konsistenz in Prozess und Kommunikation. Die Fähigkeit der technischen Lösung, Inhalte neu zu verwenden, hat die Möglichkeiten des digitalen Marketings erweitert und die einfache Erstellung von Microsites ermöglicht. Der gesamte im System gespeicherte Inhalt dient als Vorlage für das gedruckte Buch und kann direkt an den Verlag gesendet werden. Das Redesign des Content-Management-Systems und der Website hat lokalisierten Content für die globalen Benutzer:innen der Organisation ermöglicht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Projekt eine digitale Transformation durchlaufen hat. DEPT® hat Guinness World Records dabei geholfen, seine Offline-Prozesse zu verbessern, und hat die Art und Weise revolutioniert, wie es das Record- und Content-Management anpackt.